Rückblick BKS-Portal.rlp Workshop in Birkenfeld
Am 13. September 2024 war es wieder so weit und die BKS-Portalfamilie traf sich zum mittlerweile 4. Anwenderworkshop. Diesmal war der Umwelt-Campus Birkenfeld im westlichen Teil von Rheinland-Pfalz als Tagungsort gewählt.
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Ca. 120 Teilnehmende beim BKS-Portal.rlp Workshop 2024 |
Gerne nutzte das Portalteam die Möglichkeit, in den Räumlichkeiten dieses zur Hochschule Trier gehörenden Campus zu Gast zu sein. Im Vorfeld und während der Veranstaltung trugen insbesondere auch BKS-Kräfte aus dem Landkreis Birkenfeld organisatorisch dazu bei, dass das mittlerweile bekannte Portal-Workshopformat fortgeführt werden konnte.
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Volles Haus im Kommunikationsgebäude des Umwelt-Campus Birkenfeld |
Mit dem Zitat „Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg“ von Henry Ford begrüßten Jessica Schumacher (Uni Koblenz) und Arnd Witzky (MdI) die Gäste im Plenarsaal und eröffneten den Tag.
Anschließend leitete Prof. Dr. Maria A. Wimmer auf den Gastvortrag zum Thema „Potenziale georeferenzierter Daten am Beispiel Nationalpark Hunsrück-Hochwald“ vorgetragen durch Rainer Maria Kreten über. Spannende Einblicke in die Entwicklung dieses Themas zeigten auf, wie solche Daten in der Praxis im Naturpark eingesetzt werden. Die Folien zum Vortrag finden Sie im Bereich Dokumente.
Side-Event Digitale Bereitstellungsräume
Bei dem folgenden Programmpunkt „Digitale Bereitstellungsräume“ hatten die Workshopteilnehmer bereits mit Eintreffen auf dem Campus-Parkplatz aktiv mitgewirkt.
So konnte erstmals das Modul für Digitale Bereitstellungsräume unter realen Bedingungen getestet werden. Mit der Unterstützung der Facheinheit „Bereitstellungsraum“ des Landkreises Birkenfeld wurde das System in einem praxisnahen Szenario erprobt.
Hierzu stellten ADD-BKS-Fachmann René Kreid mit Uni-Entwickler Leon Catak den Stand der entsprechenden Modulentwicklung vor.
Dies wurde mit Erfahrungen aus der Praxis ergänzt von Florian Zonker (Berufsfeuerwehr Trier) und Armin Schneider (BKI Landkreis Birkenfeld)
Bereitstellungsräume spielen im Einsatzfall eine zentrale Rolle: Sie dienen dem Zusammenführen und Koordinieren von Einsatzmitteln, die dort gesammelt, organisiert und für Einsätze bereitgestellt werden. Bislang erfolgt die Registrierung von Fahrzeugen und Einsatzmitteln überwiegend analog. Hinzu kommt die Problematik, dass die gesammelten Informationen über die Distanz hinweg der Einsatzleitung zur Verfügung gestellt werden muss. Dieses Vorgehen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Unser Ziel ist es, diesen Prozess zu digitalisieren, um die Arbeit der Einsatzkräfte effizienter und schneller zu gestalten.
Für den Test diente ein Parkplatz des Campus Birkenfeld als simulierter Bereitstellungsraum. Die Facheinheit übernahm wie bei einem realen Einsatz die Registrierung der Fahrzeuge und konnte dabei 33 Fahrzeuge innerhalb kürzester Zeit erfolgreich über unser System einbuchen und organisieren.
Ergebnisse und Fazit des Tests:
- Einfachheit der Anwendung: Die Schulung konnte mit minimalem Aufwand in nur zwei Stunden durchgeführt werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Das System wurde während des Tests als intuitiv und leicht bedienbar empfunden.
- Effizienz: Die Merkmale der Einsatzmittel konnten zügig erfasst werden, ohne dass es zu Verzögerungen oder Staus bei der Registrierung kam.
- Technische Funktionalität: Die Vernetzung mit verschiedenen Geräten verlief reibungslos. Die parallele Nutzung mehrerer Geräte sowie die Übertragung der Daten in die Mehrzweckhalle und die Workshop-Räume funktionierte problemlos.
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Team Digitale Bereitstellungsräume: Facheinheit des LK Birkenfeld und Modulentwickler der Uni Koblenz |
Wir danken der Facheinheit des Landkreises Birkenfeld für die konstruktive Zusammenarbeit und die praxisnahe Erprobung. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen uns, das Modul weiter zu verbessern und optimal auf die Bedürfnisse der Einsatzkräfte abzustimmen.
Nach den Eröffnungsvorträgen bot die Kaffeepause wieder reichlich Gelegenheit zum Netzwerken und zum Austausch erster Tageseindrücke. Anschließend suchten die Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer je nach individuellem Schwerpunkt die verschiedenen Arbeitsthemen des Tages in den 4 Seminarräumen auf. Gern wurde die Gelegenheit wahrgenommen, Themen direkt mit den Entwicklern zu erörtern. So war in allen Bereichen ein intensiver Austausch zwischen Anwenderinnen und Anwendern und Portalteam zu verzeichnen.
In den folgenden Unterkapiteln sind die Erkenntnisse aus den einzelnen Workshops im Überblick zusammengefasst.
Seminar 1 – Digitalisierung in der Ausbildung
Im Seminar zum Thema „Digitalisierung in der Ausbildung“ wurde zu Beginn ein Überblick zu den Entwicklungen aus der Sicht des neu gegründeten Referats Medien und Pädagogik der Feuerwehr- und Katastrophenschutzakademie präsentiert. Nachfolgend übernahm das Entwickler-Team der Uni Koblenz unter Leitung von Kim Ballmes für den Hauptteil des Praxisworkshops zur gemeinsamen Erprobung des neu-entwickelten Kreisausbildungsmoduls.
Fabian Kraus und Flemming Götz stellten im ersten Teil des Seminars in Kürze vor, welche Rolle das „Team Medien & Pädagogik (MuP)“ an der Akademie in Koblenz übernehmen wird. Das interdisziplinär aufgestellte Referat hat die Aufgabe die Ausbilderinnen und Ausbilder zu befähigen, mit neuen digitalen Werkzeugen zielgerichtet zu arbeiten und methodisch-didaktisch fortzubilden. Die Entwicklung im Bereich der neuen Lerntechnologien ist rasant und reicht von Lernplattform über virtuelle Realität bis zum Einsatz von künstlicher Intelligenz. Hier ist Vernunft gefragt. Neue Technologien können Schritt für Schritt erprobt und bedarfsgerecht in vorhandene Ausbildungsprozesse miteingeflochten werden, um neue Potenziale zu erschließen und das Lernen leichter und effizienter zu machen. Die Akademie in Koblenz verfügt nun über das notwendige Personal, um neue Technologien zu erschließen und auf allen Ausbildungsebenen verfügbar zu machen. BKS.rlp Lernplattform, Webkonferenzsysteme und die mobile moodle App helfen das Lehren und Lernen von theoretischen Inhalten in Haupt- und Ehrenamt flexibler zu machen. Im Vordergrund wird trotz aller technologischer Entwicklungen die praxisorientierte Ausbildung mit dem Menschen (Lernende und Lehrende) im Fokus bleiben.
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Die BKS-Portal.rlp Entwickler und Anwender/innen im Austausch für die Neuentwicklung des Kreisausbildungsmoduls |
Eine essenzielle Voraussetzung für die Ermöglichung guter Ausbildung ist, dass die organisatorischen Abläufe rund um Aus- und Fortbildung funktionieren. Mit der Entwicklung des „Kreisausbildungsmoduls“ für das BKS-Portal.rlp werden grundlegende Abläufe in der Bedarfs- und Anmeldung von Lehrgangsteilnehmerinnen und -teilnehmern für die Kreisausbildung unterstützt. Das ursprünglich ab 2013 entwickelte Modul wird nun überarbeitet und für die neue BKS-Portal.rlp Plattformversion fit gemacht.
Das Kreisausbildungsmodul bietet zahlreiche Vorteile für die Lehrgangsverwaltung:
- Zentralisierte Informationen: Alle lehrgangsrelevanten Daten werden an einem Ort gesammelt und sind leicht abrufbar.
- Interaktive Vernetzung: Die Kommunikation und der Austausch von Informationen zwischen den Aufgabenträgern des gesamten Landkreises werden erleichtert.
- Zeitersparnis: Eine flexible Lehrgangsplanung ist möglich, auch ohne vorherige Bedarfsabfragen oder -meldungen.
- Flexibilität und Integration: Das Modul passt sich nahtlos in bestehende Strukturen ein und bietet eine flexible Datenverwaltung.
Zu den Funktionen des Moduls gehören unter anderem:
• Lehrgangsplanung und Bedarfsmeldungen
• Platzverteilung und Teilnehmeranmeldungen
• Export von relevanten Daten
• Restplatzbörse zur effizienten Nutzung von Ressourcen
• Ein dediziertes Berechtigungssystem zur Sicherstellung von Datenschutz und Informationssicherheit
Praxisnaher Einsatz
Die Uni-Entwickler stellten das neu entwickelte Modul im Rahmen des Workshops vor und gaben den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Möglichkeit zum Beta-Test.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die auch teilweise Anwenderinnen und Anwender des aktuell in Betrieb befindlichen Moduls sind, lieferten wertvolles Feedback für die Entwickler. Im Fokus des Tests stand die Bedarfs- und Anmeldung auf dem bereitgestellten Testsystem. Insgesamt viel das Fazit bei Anwenderinnen und Anwendern und Entwicklern überwiegend positiv aus. Trotz einiger „Bugs“ (dt. Systemfehlern) der Beta-Version sehen alle Beteiligten eine gute Entwicklung für die neue Plattform, um das Thema Bedarfs- und Anmeldung auch weiter unterstützen und weiterentwickeln zu können. Mit der neuen technischen Basis wird das Modul zukunftsfähig gemacht und kann weiter ausgebaut werden. Auch eine direkte Anbindung an die BKS.rlp Lernplattform ist in Zukunft denkbar, sodass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Lehrgangs ggf. automatisiert in den zugehörigen Kurs auf der Lernplattform hinzugefügt werden. Aber das ist noch „Zukunftsmusik“. Jetzt gilt es vor allem erstmal die Grundfunktionalität des Moduls in der neuen Plattform wieder verfügbar zu machen. Neue Informationen werden vorzeitig über Anwenderinfo und Startseite bekanntgegeben.
Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern für die aktive Mitwirkung und das wertvolle Feedback. Die gewonnenen Erkenntnisse sind ein wichtiger Schritt, um die digitale Transformation in der Kreisausbildung weiter voranzutreiben.
Seminar 2 – Digitale Einsatzunterstützung
Auch in diesem Jahr war das Seminar zur digitalen Einsatzunterstützung gut besucht. Die rege Teilnahme von Anwenderinnen und Anwendern aus den verschiedensten Bereichen zeigt, wie relevant dieses Thema für die Praxis ist.
Einblick in Verbesserungen und „Best Practice“
Zu Beginn des Seminars standen die Verbesserungen der Module im Fokus. Viele der im letzten Workshop geäußerten Anregungen wurden erfolgreich in die Weiterentwicklung der Module integriert. Es wurden die wichtigsten Module vorgestellt, die durch anschauliche Best-Practice-Beispiele ihre Anwendung im Einsatzfall zeigten. Besonders die praxisnahen Beispiele machten deutlich, wie die digitalen Lösungen die Arbeit der Einsatzkräfte unterstützen und erleichtern können.
Im Anschluss konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Module selbst ausprobieren und sich direkt mit dem Projektteam sowie erfahrenen Anwenderinnen und Anwendern untereinander austauschen. Dies bot nicht nur die Gelegenheit, sich mit den Funktionen vertraut zu machen, sondern auch, konstruktives Feedback zu geben. Viele Teilnehmer nutzten die Gelegenheit, ihre Wünsche und Anregungen einzubringen, um die Module noch besser auf ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden.
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Reger Austausch im Seminar Digitale Einsatzunterstützung |
Feedback und Ausblick
Die gesammelten Rückmeldungen geben wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung der digitalen Einsatzunterstützung. Themen wie die Verbesserung von Schnittstellen, die Erweiterung von Funktionalitäten und die Optimierung der Nutzerfreundlichkeit stehen dabei im Mittelpunkt.
Ihr möchtet uns helfen, die Module weiter zu verbessern? Los geht´s!
Seminar 3 – Digitale Verwaltungsunterstützung
Thema des dritten Workshops war die digitale Verwaltungsunterstützung. Gehalten wurde der Workshop durch Hagen Windecker (MdI Mainz, Ressort Informationssicherheitsbeauftragter), Avelina Heilmaier (ADD Trier, Referat 22) und Jessica Schumacher (Uni Koblenz, BKS-Portal.rlp Projektteam).
Im Mittelpunkt des Workshops standen praxisnahe Lösungsansätze, die den Verwaltungsalltag mithilfe der Werkzeuge des BKS-Portals erleichtern sollen. Das Workshopteam lieferte konkrete Anwendungsbeispiele, ging auf die Bedürfnisse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein und zeigte Wege zur Optimierung von Verwaltungsabläufen auf. Dabei wurde stets die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben betont.
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Seminar Digitale Verwaltungsunterstützung |
Der Hauptteil des Workshops war in drei Verwaltungsszenarien unterteilt.
1. Benutzerverwaltung:
Den Anfang machte die Benutzerverwaltung als zentraler Einstiegspunkt in das BKS-Portal.rlp. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhielten Tipps zur effizienten Verwaltung der Nutzerinnen und Nutzer im System. Eine besondere Erleichterung stellt die Möglichkeit dar, noch nicht registrierte Personen im System anzulegen, um den Registrierungsprozess zu verkürzen. Dies kann sowohl für Einzelpersonen (Funktion „Neues Mitglied voranlegen“) als auch für Massenimporte genutzt werden. Über folgendes Webformular können Importtemplates heruntergeladen werden und auf sicherem Weg an das Portalteam übermittelt werden. Das Portalteam übernimmt dann den Import der übermittelten Nutzerdaten.
https://bks-portal.rlp.de/dateiupload-massenimport-benutzerdaten
Hagen Windecker wies in diesem Zusammenhang auf den sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten hin und sensibilisierte die Teilnehmenden für die datenschutzrechtlichen Anforderungen.
2. Webformularmodul:
Das Schwerpunktthema des Workshops war das Webformularmodul, welches vielfältige Anwendungsmöglichkeiten bietet. Über ein Baukastensystem können Nutzerinnen und Nutzer des BKS-Portal.rlp eigene Formulare erstellen und dadurch Abfragen jeglicher Art realisieren. Webformulare können klassische Papieranträge ersetzen und den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutierten die Vorteile der digitalen Formulare, wie die Digitalisierung von Anträgen und Veranstaltungsanmeldungen und die daraus resultierende Zeitersparnis. Gleichzeitig wurden die Grenzen des Moduls thematisiert sowie datenschutzrechtliche Fragestellungen zur Verarbeitung der eingegebenen Daten behandelt. Das Interesse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer war groß. Es entstand eine rege Diskussion, bei der auch Verbesserungsvorschläge eingebracht wurden. Die praktischen Übungen, begleitet von den Referierenden, boten Raum für einen intensiven Austausch. Die Diskussionen zwischen den Anwenderinnen und Anwendern und dem Workshop Orgateam trugen dazu bei, offene Fragen zu klären und Ideen für Verbesserungen zu entwickeln.
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Rückmeldungen zum Thema Webformulare |
3. Dokumentenablage und Cloud-Verwaltung:
Im abschließenden Verwaltungsszenario wurde die Nutzung der Cloud zur Dokumentenablage und -verwaltung noch kurz vorgestellt. Die Cloud-Lösung bietet den Vorteil, Dokumente zentral zu speichern und für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer jederzeit (auch offline über die Nextcloud App / den Nextcloud Desktop Client) verfügbar zu machen. Dies erleichtert die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
Der Workshop zur digitalen Verwaltungsunterstützung hat gezeigt, dass die Werkzeuge des BKS-Portals Potenziale zur Optimierung der täglichen Verwaltungsarbeit bieten. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten praxisnahe Einblicke gewinnen und Handlungsempfehlungen mit nach Hause nehmen. Aber auch das Workshopteam konnte dank der regen Diskussionen Hausaufgaben zur Weiterentwicklung des Portals mitnehmen.
Seminar 4 – Quo Vadis BKS-Portal.rlp
Im Workshop „Quo Vadis BKS-Portal“ stellte Bernd Dochow mit Prof. Dr. Maria Wimmer den aktuellen Stand der Arbeiten des BKS-Portal.rlp vor. Sie diskutierten mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Ideen und mögliche Strategien für weitere Entwicklungen im Portalumfeld.
In einem regen Austausch wurden auf vier Stellwänden zahlreiche Eingaben von den anwesenden Portalnutzerinnen und -nutzern erfasst und direkt in der Gruppe diskutiert. Dabei wurde z.B. auch das Thema „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ wurde aus dem Teilnehmerkreis angesprochen.
In Anbetracht der aktuellen geopolitischen Lage sind die geäußerten Wünsche, den Nutzerzugang für besonders sensible Bereiche im BKS-Portal.rlp durch Mehrfaktor-Authentifizierungen zu schützen, verständlich. Gewünscht sind mehrere alternative Optionen seine Identität beim Login zu bestätigen. „E-Mail“ und „App-Authentifizierung“ sollten bei Bedarf zur Verfügung stehen.
Für diese direkte Interaktion ist der jährliche Präsenz-Workshop von unschätzbarem Wert.
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Rückmeldungen zu den einzelnen Themen im Seminar 4 |
Nachfolgende Darstellung zeigt einen Ausschnitt der Ergebnisse, die je nach Priorität und Ressourcen in die Weiterentwicklung einfließen. Themen, die im Rahmen der Drupal-Migration nicht aufgegriffen werden können, kommen in den Themenspeicher, um auf der neuen Umgebung umgesetzt zu werden.
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Zusammenfassung der Ergebnisse aus dem Quo Vadis BKS-Portal.rlp Seminar |
Thema „Cloud“:
Die BKS-Portal.rlp Systemlandschaft ist in den letzten Jahren gewachsen. Neben der Benutzerverwaltung und dem BKS-Portal.rlp gehört ebenfalls die BKS.rlp-Lernplattform, die BKS.rlp Cloud und mehrere BKS.rlp WebConf Systeme zur BKS.rlp Systemlandschaft. Gegenwärtig müssen sich Nutzer mit identischem Passwort bei allen Systemen parallel einzeln anmelden. Hier wird die Single-Sign-On Technologie Abhilfe schaffen. Für alle Systeme soll es nur ein Login geben, wo eine systemübergreifende Login-Session erstellt wird, bei der man direkt auf alles Systeme ohne erneuten Login zugreifen kann.
Thema Daten:
Bei dem Thema Datenmanagement wurde die „offline Verfügbarkeit“ und der Wunsch nach „mobilem Datenzugriff“ geäußert. Als konkretes Beispiel wurde das Einsatztagebuchmodul genannt. Für Dokumentations- und Archivierungszwecke sollte man insbesondere digitale Fachverfahren nach Abschluss in Form eines PDF-Dokuments exportieren können.
Thema KI:
Künstliche Intelligenz soll zukünftig ebenfalls im Portal die Nutzerinnen und Nutzer unterstützen. Gedacht ist ein lokaler Chatbot, welcher bei der Navigation und Suche nach Portalinhalten unterstützen soll. Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer sprachen sich für einen KI-Chatbot aus, welcher bei AEP-Grundelementen Ergänzungen durchführt und bei der Arbeit mit antrainiertem Fachwissen unterstützt. Ein weiterer Teilnehmer brachte den Vorschlag ein, eine KI welche bei der Analyse und Auswertung der Feuerwehr-Bedarfsplanung unterstützt. Somit wird jeder Portal-Nutzer die Möglichkeit haben, sein Helpdesk Anliegen erst mit einem ChatBot abklären zu können, bevor er ein Helpdesk-Ticket schreibt und eine Antwort vom BKS-Portal.rlp Helpdesk Team erhält.
Neukonzeption des Katastrophenschutzes in Rheinland-Pfalz
Nach der Kaffeepause am Nachmittag gab Eric Schaefer als zuständiger Abteilungsleiter für BKS-Fragen im MdI ein Update zu seinem letztjährigen Bericht zum Stand der Planungen und Umsetzungen zur 2022 eingeleiteten Neukonzeption des BKS in Rheinland-Pfalz. Schaefer erinnert hierzu an die 3 Säulen deren Umsetzung im Zeitplan ist.
Im besonderen Focus stehe dabei für 2024 die personelle Besetzung und technische Einrichtung des Lagezentrums Bevölkerungsschutz, das in den Räumen des künftigen Landesamtes für Brand- und Katastrophenschutz (LfBK) in Koblenz angesiedelt ist.
Diese Stelle wird künftig im 24/7-Modus als zentrale Stelle des Landes eine schnelle Handlungs- und Entscheidungsgrundlage für alle zuständigen Stellen geben.
Die Säule „rechtliche Rahmenbedingungen“ beinhaltet insbesondere die laufende Gesetzesnovelle zum LBKG, die wesentlichen Neuerungen zur Einsatzleitung des Landes bei Schadensereignissen zum Inhalt hat.
Auch zu den Themen hauptamtliche BKI‘s und zu den Aufgaben der Stäbe werden die Grundlagen neu fixiert.
Die Stärkung der Kommunen wird sich auch in den Dienstleistungen des künftigen LfBK im Ausbildungsbereich widerspiegeln.
„Der Katastrophenschutz funktioniert nur, wenn die Menschen gemeinsam arbeiten. Das Ganze zu vernetzen ist dabei die Aufgabe der Digitalisierung“ hob er dabei die Bedeutung der IT-Unterstützung bei der Neukonzeption im BKS hervor. Dabei ist das BKS-Portal.rlp ein wichtiger Baustein.
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Vortrag zur Neukonzeption des Katastrophenschutzes in Rheinland-Pfalz |
Zum Tagesabschluss resümierte Helge Bräuning, zuständiger Referent für BKS-Fragen, seine Eindrücke des Tages. Mit besonderem Interesse habe er den regen Austausch zwischen Portalteam und Anwenderinnen und Anwendern in den Seminarräumen beobachtet. Auf diesen Erkenntnissen gilt es weiter aufzubauen.
Als kleines Workshop-Novum lies eine Slideshow des Tages, die Mitglieder seitens des Portalteams während des Tages erstellt hatten, nochmal alle Workshopthemen Revue passieren.
Mit diesen Eindrücken verabschiedete sich die BKS-Portalfamilie aus dem Hunsrück mit der Perspektive auf ein Wiedersehen im Jahr 2025.
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Auch das „Networking“ in den Pausen gab reichlich Gelegenheit zum Austausch innerhalb der BKS-Portal-Familie |
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Am Spätnachmittag verabschiedete sich das Portalteam nach Tagesabschluss und Veranstaltungsabbau vor dem Plenargebäude vom Umwelt-Campus |
Impressionen vom Workshoptag:
